В условиях стремительного развития технологий и возрастающей конкуренции оптимизация бизнес-процессов и внедрение цифровых решений становятся необходимыми мерами для обеспечения успешной и эффективной работы организаций. Современные компании, включая образовательные учреждения, стремятся улучшить свои внутренние процессы с помощью автоматизации и цифровизации. Almaty Management University (AlmaU) – не исключение. Осознавая важность внедрения инновационных инструментов, университет выбрал для этих целей систему Documentolog, ставшую надежным партнером в организации электронного документооборота и управления бизнес-процессами.
Отказ от бумаги: как Documentolog автоматизировал работу сотрудников
Одной из ключевых задач, стоящих перед университетом, было создание единой системы документооборота, которая могла бы учесть все существующие бизнес-процессы и охватить работу с различными типами документов. С помощью Documentolog удалось автоматизировать делопроизводство, интегрировав в систему как обработку внутренних документов, так и всех входящих и исходящих.
Сегодня каждый документ, будь то внутренняя служебная записка, контракт с внешним партнером, регистрируется исключительно в СЭД Documentolog. Бумажные носители, которые ранее требовали значительных усилий для ведения и сопровождения, ушли в прошлое, оставив место современным цифровым инструментам.
Так, за все время использования системы университетом около 10 000 договоров были заключены в Documentolog. При этом, с начала только текущего года более 1800 документов подписано в электронном виде.
Возможность отправки и получения документов в электронном виде делает процесс взаимодействия между сотрудниками и партнерами AlmaU более быстрым и эффективным. Теперь нет необходимости ждать доставку физической копии или искать место для хранения бумажных экземпляров. Все данные хранятся в цифровом формате в системе Documentolog, что исключает риски потери документов или их порчи. Университет в любой момент может получить доступ к необходимому документу, что не только ускоряет выполнение повседневных задач, но и упрощает процесс аудита и контроля.
Благодаря функционалу Documentolog, AlmaU теперь может отслеживать каждую стадию работы с документами – от их поступления в систему до полного выполнения всех необходимых действий. У руководителей университетских подразделений есть возможность в реальном времени проверять статус выполнения задач, что повышает прозрачность всех рабочих процессов и способствует более оперативному принятию решений.
Электронный документооборот для университета: результаты внедрения
«AlmaU был первым казахстанским вузом, внедрившим систему Documentolog для автоматизации своего делопроизводства. Это позволило нам не только существенно упростить и ускорить внутренние процессы, но и сделать их более прозрачными и управляемыми. Кроме того, использование данного цифрового сервиса привело к улучшению взаимодействия между сотрудниками различных подразделений и внешними партнерами. Процессы, которые раньше требовали согласования через несколько инстанций и могли занимать какое-то время, теперь происходят практически мгновенно», – делится ректор AlmaU Гульнар Куренкеева.
По ее словам, в результате сотрудники университета получили возможность сосредоточиться на более важных задачах, требующих их непосредственного участия, а не на рутинных административных обязанностях. Высвободившееся время используется для работы над стратегическими проектами, что помогает университету развиваться и достигать новых высот в своей деятельности.
Таким образом, данное сотрудничество AlmaU с Documentolog демонстрирует, как важна роль современных цифровых решений в образовательной сфере. Внедрение электронного документооборота стало частью более широкой стратегии по цифровизации всех процессов университета, что позволяет ему поддерживать высокие стандарты управления и соответствовать мировым тенденциям в области использования технологий.